本日は、整体のお話ではなく、電話が結構苦手な院長が電話をかけるときに、簡潔に伝わるように気をつけているコツのお話です。






最近、広告の出稿やイベントの準備等で、外部へお電話をかけさせていただく機会が多いのですが、元来人見知りな上、こちらの表情が伝わらず、相手の表情も見えない電話というツールは、院長は結構苦手なのです(^_^;)



苦手な分、電話をかける前に色々と、簡潔に用件が伝わるように考えてから電話をかけているので、同じように電話が苦手っていう方の参考になればと思い記事を書いてみました(^_-)-☆


まず、電話をかける前に、話す順番を考えましょう

基本的な順番としては、

自分が誰であるか名乗る→電話をかけた理由を言う→相手が決まっている場合には、誰に用件があるのか伝える→用件を順番立てて話す→お礼・あいさつを言って切る

こういった順番になると思います。



まずは名乗りましょう

相手先の会社にかけたとき、相手先の方が出られたら、まずキチンと名乗りましょう。

友達同士の携帯やLINEのように、最初から登録されている場合には、誰からかかってきたかわかって話が始まりますが、固定電話や会社の番号の場合は、誰からかかって来ているか分かりません。

また、携帯では無料でついている、ナンバーディスプレイも固定電話はオプションで別料金なので、加入率は低いです。

平成２５年のデータでは、契約率は５４パーセントとなっており、半分くらいは使ってない人が居るってことを認識してください。
（個人的な考え方ですが、無料にするかもっとオプション料金を安くすると、電話の特殊詐欺も減ると思います(^_^;)）
（当院も電話予約の割合が低く、転送時に番号が出ないので、ナンバーディスプレイは使っておりません。）


名乗り方ですが、私の場合ですと

「●●」です、って院長個人の苗字だけとか「作楽整体院です」伝えても、別に有名人や有名店でもないので、ほぼほぼ相手に伝わらないので

近郊の会社にお電話するときは、
「津山市高野本郷の作楽整体院の●●です。」って特定しやすいように名乗っております。

県外の会社の場合には、
「岡山県津山市の作楽整体院の●●です。」と津山市が何県にあるのか分からない人に分かりやすいように名乗ってます。

一般の個人の方が、お電話される際には
「津山市△△の●●●●です。」とか「岡山県津山市の●●●●です。」って苗字だけでなく、特定しやすい情報を加えた上で、フルネームで名乗られた方が、相手に伝わりやすいかなと思います。





次に電話をかけた理由ですが

いきなり用件を言ったり、呼び出す相手の方を指定すると、電話に出たほうは、乱暴な感じに受け取ったり、繋いでいい電話かどうか、不審に思われてしまう可能性がありますので、

「××を拝見して広告を出させていただきたいと思いまして。」とか

「HPを拝見して、イベント会場をお借りしたいと思ってお電話させていただきました。」

と言ったような内容を、お伝えさせていただいております。

更に、呼び出したい相手や担当者さんに繋いでもらいたい場合には、

「広告の担当者の方をお願いします。」とか

「イベント会場のご予約の担当の方をお願いします。」

と言ったような内容をお伝えしております。



いよいよ用件ですが、

用件に関してもある程度順番が重要で、料金等の疑問点がある場合には、先に聞いておいた方が、話がスムーズに行きます。

例えば

「●●に広告を出させていただきたいと思っているのですが、料金を確認させてください」とか

「イベント会場をご予約させていただきたいと思っているのですが、料金や利用条件を確認させてください。」

と言ったような感じで、質問させていただいております。

空き状況を聞いて、予約を入れかけておいて後で質問をして、料金や条件があわず、やっぱり広告出しませんとか、やっぱり会場使いませんとか言っちゃうと、相手先に余計な手間を取らせてしまいますからねー(^_^;)

質問内容で、条件が合致してから、本題に入ります。

「●月号の●●枠空きがありますか？」とか

「●●ホールを●月●日●時から●時間使いたいので空いてますか？」

と言ったような本題をお伝えします。
（空き状況が、ネットで確認できる場合には、事前に確認しておくとスムーズです。）

また、空いてない場合には、他の枠とか、他の時間帯で代用可能であれば、候補をいくつか用意しておくと、
再度電話をかけなくて済むので、用意しておくとラクになります(^_-)-☆



最後に、広告枠やイベント会場が確保できたら、電話対応していただいた事にお礼を言って、電話を切りましょう。

「お忙しいところ、ご対応いただいてありがとうございました。今後ともよろしくお願いいたします。それでは失礼します。」

と言ったような感じで、仕事の手を止めて電話の対応をしていただいた方への、気遣いや感謝の気持ちをお伝えしながら、最後は電話を切るように心がけております。

今回の記事は、電話が苦手な院長の個人的な電話のかけ方ですし、ビジネスマナー講師の方からすればおかしいところも結構あるかも知れませんが(^_^;)

私と同じように、電話が苦手な方は、話す順番や内容を事前に考えておくと、スムーズに話が進みやすいですよー♪っていうお話でしたー(^O^)／





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